Como sabemos, o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) é um documento eletrônico, como a Nota Fiscal eletrônica (NFe), ele existe apenas na forma digital, no formato de arquivo XML, ele é emitido e armazenado eletronicamente, precisamos entender entender quem é obrigado a emitir esse documento, também é importante entender as diferenças entre os papéis desempenhados por cada um, seja o remetente, expedidor, recebedor, emitente e destinatário.
Quem deve emitir Conhecimento de Transporte?
Antes de mais nada, é necessário que o emitente do CTe seja um contribuinte de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), cujos valores são instituídos e cobrados por cada estado brasileiro.
Também é importante deixar claro que qualquer um dos envolvidos na operação de transporte pode emitir o Conhecimento de Transporte, desde que tenha os dados necessários para fazer o procedimento.
Quem pode emitir o CT-e:
1. Empresa transportadora de carga (ETC);
2. Cooperativa de transporte de carga (CTC);
3. Transportador autônomo de carga (TAC) ou equiparado;
4. Embarcador de carga (contratante do serviço de transporte);
5. Escritório de contabilidade.
Quais são os requisitos necessários?
Para emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico, a empresa regularizada deve estar credenciada junto à Sefaz do seu estado. Também deve se inscrever nas demais unidades da federação onde ela opera, se optar por emitir em mais de um estabelecimento.
Outro requisito fundamental é ter certificado digital emitido por Autoridade Certificadora autorizada pelo ICP-BR. Ainda, adaptar o seu sistema de faturamento conforme a emissão digital do novo documento. Aqui, vale uma ressalva: caso a sua empresa seja de pequeno porte, é possível utilizar o emissor de CT-e da Sefaz.
Para médias a grandes transportadoras, se faz necessária a obtenção de um sistema para a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico. Nesse sentido, não se esqueça de ver os requisitos de operação do software nos computadores da empresa.
Também é essencial realizar testes preliminares desses sistemas nos sites das secretarias da Fazenda nas quais a empresa pretende se credenciar, para verificar se é possível fazer a sua homologação. Isso deve ser feito antes de se obter a autorização de cada Sefaz, a fim de emitir em ambiente de produção, com a devida validade jurídica.
Qual a diferença entre CT-e e NFS-e?
Muitos profissionais que atuam no segmento de transportes confundem o CT-e com a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica). Por isso, é preciso acabar com esse mito! Em primeiro lugar, esses dois documentos são importantes para atestar a regularidade da operação e ajudam a transportadora a evitar sérios problemas fiscais, como a aplicação de multas e a apreensão da carga. No entanto, são conceitos distintos, na prática.
A NFS-e também é um documento eletrônico, mas tem a finalidade de simplificar a comunicação entre a transportadora e a prefeitura do município em que ela está sediada.
Portanto, todo contribuinte de ISS (Imposto sobre Serviço), o qual é um tributo municipal, deve emitir esse documento. O órgão municipal será o responsável por receber e autorizar os dados informados, de acordo com a legislação em vigor — sendo que cada cidade tem suas próprias regras para sua emissão.
Quais os documentos que o CTe substitui?
A legislação brasileira permite que o CTe substitua diversos documentos relacionados ao transporte de cargas em diferentes modais. São eles:
- Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
- Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
- Conhecimento Aéreo, modelo 10;
- Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.
Os demais documentos, que ainda não foram substituídos pelo CTe, devem continuar sendo emitidos de acordo com a legislação em vigor.
Diferença entre os papéis de Remetente, Expedidor, Recebedor, Emitente e Destinatário
- Remetente é o responsável pela saída inicial da carga. O remetente poderá não ser informado quando o Tipo de Serviço for igual a: “3 – Redespacho Intermediário” ou “4 – Serviço Vinculado a Multimodal”.
- Expedidor é o responsável por entregar a carga ao transportador, podendo ser essa entrega de transportador para transportador. O mesmo deverá ser informado obrigatoriamente quando o Tipo de Serviço for igual a: “3 – Redespacho Intermediário” ou “4 – Serviço Vinculado a Multimodal”.
- Recebedor é o responsável por receber a carga do transportador. O recebedor deverá ser informado obrigatoriamente quando o Tipo de Serviço for igual a: “3 – Redespacho Intermediário” ou “4 – Serviço Vinculado a Multimodal”.
- Emitente é o responsável pelo gerenciamento do transporte, normalmente, é quem executa a operação. Este, deverá ser informado obrigatoriamente para qualquer prestação de serviço.
- Destinatário é para quem a mercadoria será enviada. E também deverá ser informado obrigatoriamente quando o Tipo de Serviço for igual a: “3 – Redespacho Intermediário” ou “4 – Serviço Vinculado a Multimodal”.
Vantagens para a transportadora
Como gestor de uma empresa de transportes, é importante que você conheça tudo o que seu negócio tem a ganhar com a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico. Em um mercado tão acirrado, esses benefícios são essenciais para a sua sobrevivência, mantendo sua competitividade no mercado. As principais vantagens da digitalização desse documento são:
- redução de gastos com impressão, uma vez que o documento é emitido eletronicamente;
- redução de gastos com itens de papelaria;
- redução de gastos com armazenamento de documentos fiscais;
- otimização do espaço físico disponível, já que não é necessário um arquivo físico para a guarda do documento;
- melhor gestão e organização de informações fiscais, em especial, com a adoção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), pois softwares auxiliam no armazenamento e análise de documentos;
- redução de riscos relacionados à perda de informações fiscais;
- maior agilidade e segurança durante as fiscalizações na empresa;
- simplificação de obrigações acessórias, já que há a dispensa da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF);
- redução do tempo de parada do caminhão no posto de fiscalização;
- incentivo à modernização das operações empresariais.
Realize o cadastro na Sefaz de seu estado
É necessário credenciar a sua transportadora na Secretaria de Fazenda do estado em que você atua. Fique atento, pois o credenciamento feito em uma unidade da federação não se estende às demais. O que isso significa? Na prática, caso você tenha estabelecimentos em mais de um estado e precise emitir CT-e, deverá realizar esse cadastro em cada um deles.
Providencie o certificado digital
Para emitir o CT-e, você precisará de um certificado digital. Isso acontece porque a autenticidade das informações e a identificação da sua transportadora são feitas por meio da assinatura digital.
Não se preocupe, esse é um procedimento rápido e simples. Basta procurar uma autoridade certificadora credenciada à IPC-Brasil e seguir os procedimentos para obter um certificado com o CNPJ de sua empresa. Há várias empresas que realizam esse serviço. A critério de exemplo, podemos citar a Certisign. Mas nada impede que você pesquise outra certificadora.
Faça testes do seu sistema
Para evitar imprevistos no momento da emissão do CT-e, é interessante realizar testes em todas as secretarias da Fazenda em que você pretenda emitir o documento. Essa é uma precaução para atestar que tudo está operando corretamente e que não há qualquer falha. Assim, o processo e o próprio transporte serão mais rápidos e seguros.
Obtenha a autorização para emissão
Depois de todos os passos, é hora de lançar os dados no sistema e requerer a autorização da Secretaria de Fazenda para emissão do CT-e. Obviamente, esse é um dos principais passos e somente depois desta confirmação é que o transporte pode ser executado, livre do risco de sofrer com alguma penalidade, como a imposição de multa ou apreensão da carga.
