Tempo estimado de leitura: 14 minutos
No ramo do varejo, em operações de compra e venda, é normal que, em algum momento, o empreendedor tenha que lidar com um cliente que precise retornar a mercadoria: e é aqui que entra a nota fiscal de devolução.
É um documento que anula uma compra ou venda que ainda não foi concretizada e, por algum motivo, tem que ser cancelada.
A nota fiscal de devolução vale, inclusive, para a anulação dos impostos ali descritos – por isso, é essencial que o empreendedor saiba quais dados e informações devem estar relacionados ali na nota, evitando assim, problemas com o Fisco.
Especialistas em ajudar a organização financeira da sua empresa, os profissionais da GR Assessoria Contábil trazem aqui mais um conteúdo importante para você!
Preparamos um guia completo sobre o que é a nota fiscal de devolução, bem como seus tipos, processo para emitir, e prazos que você precisa ficar atento.
Acompanhe até o final e boa leitura!
O que é nota fiscal de devolução?
A nota fiscal de devolução é um documento fiscal que descreve as mercadorias recusadas pelo comprador devido a um motivo válido.
É o documento utilizado para anular uma operação de compra ou venda, juntamente com os impostos relacionados.
Em resumo, sempre que uma venda não é concluída ou é necessário anular uma nota fiscal emitida após o prazo de cancelamento permitido, é necessário emitir uma nota fiscal de devolução.
Nota fiscal de devolução é o mesmo que cancelar nota fiscal?
Essa é uma dúvida comum entre os empreendedores, principalmente quando estão aprendendo do que se trata a NF de devolução.
E a resposta é: não, a emissão da nota fiscal de devolução não é a mesma coisa que cancelar uma nota fiscal.
Isso porque, respeitando o prazo estipulado pela legislação tributária para cancelamento de notas, é possível cancelar uma nota fiscal sem a necessidade de uma NF de devolução.
O que difere ambos os documentos é a seguinte situação: o destinatário precisa realizar a ciência da emissão, antes do download do arquivo XML da nota fiscal eletrônica, para que essa seja cancelada.
Ainda, a Receita gera o protocolo de autorização de uso e, dentro do prazo previsto, permite o cancelamento da nota.
Se não for possível realizar esse procedimento, é emitida a nota fiscal de devolução.
Tipos de nota fiscal de devolução
Existem diferentes tipos de notas fiscais de devolução, e é importante conhecer cada um deles para entender qual se aplica à sua situação específica. Vejamos alguns dos principais tipos:
- 1. Devolução de mercadoria: esse tipo de nota fiscal é utilizado quando o cliente precisa devolver uma mercadoria que foi adquirida. Pode ser por motivos como defeito, insatisfação ou qualquer outra razão que justifique a devolução.
- 2. Devolução de serviço: quando um serviço foi prestado e precisa ser cancelado, é necessária a emissão de uma nota fiscal de devolução de serviço. É importante detalhar as informações sobre o serviço prestado e o motivo pelo qual está sendo cancelado.
- 3. Devolução de venda não concluída: em algumas situações, a venda pode não ser concluída por diversos motivos, como falta de estoque, desistência do cliente ou problemas na negociação. Nesses casos, é necessário emitir uma nota fiscal de devolução de venda não concluída.
Quem emite nota fiscal de devolução?
Em casos de devolução da mercadoria envolvida na operação, tanto o destinatário quanto o emitente podem emitir a nota fiscal de devolução, visando anular a transação.
Já no caso de uma venda feita para uma pessoa física, e que por algum motivo essa venda não se concretizou, o emitente da nota fiscal deve emitir o documento fiscal de devolução, bem como uma CFOP de entrada com a NF.
Por fim, quando o destinatário for uma pessoa jurídica, a emissão da nota fiscal de devolução é responsabilidade dele.
Quando deve ser emitida uma nota fiscal de devolução?
É necessário emitir uma nota fiscal de devolução quando ocorre a devolução de uma mercadoria ou o cancelamento de uma venda não concluída. É importante compreender em quais situações devemos emitir essa nota para evitar problemas fiscais.
Alguns cenários em que a emissão de uma nota fiscal de devolução é necessária incluem:
- 1. Devolução de mercadoria por parte do cliente: quando um cliente precisa devolver uma mercadoria que adquiriu, seja por defeito, insatisfação ou qualquer outro motivo válido, é necessário emitir uma nota fiscal de devolução.
- Cancelamento de venda não concluída: Para anular uma venda não concluída, seja devido à falta de estoque, desistência do cliente ou problemas na negociação, é importante emitir uma nota fiscal de devolução para cancelar a transação.
- Cancelamento de serviço: Se um serviço foi prestado e precisa ser cancelado, é necessário emitir uma nota fiscal de devolução de serviço para registrar a anulação da transação.
Tipos de devolução de nota fiscal
Existem dois tipos de devolução de nota fiscal: a devolução realizada pelo destinatário e a devolução de mercadoria na mesma nota fiscal.
Cada tipo possui características distintas e deve ser emitido em situações específicas. Vamos conhecer mais detalhes sobre eles logo abaixo. Confira:
Devolução com nota fiscal emitida pelo destinatário
Aqui, estamos falando de casos em que o recebedor na nota a devolve para o estabelecimento.
Contudo, vamos supor que você tem uma loja de materiais de construção e, ao vender uma mercadoria para seu cliente, recebe a notificação de que o mesmo deseja devolver o produto adquirido.
Nessa situação, o comprador emite a nota de devolução e a retorna ao comércio pois com a mercadoria em questão, oficializando a operação de compra e venda.
Devolução de mercadoria com a mesma nota fiscal
Nesse outro tipo de NF de devolução, o transportador ou o destinatário de determinada encomenda rejeita a mercadoria sem emissão de uma nova nota – apenas relata, por escrito, no verso do DANFE o motivo da devolução e a retorna para o remetente.
Lembrando que essa justificativa deve estar datada e assinada para ter validade fiscal.
Depois disso, a empresa utiliza a nota fiscal de origem para emitir a nota fiscal de devolução.
Nesse processo, a empresa deve prestar atenção especial, pois também é necessário emitir uma nota de entrada, contendo as informações que identificam a saída da mercadoria e o seu retorno ao estoque.
Qual o CFOP para nota de devolução?
CFOP é a sigla para Código Fiscal de Operações e Prestações, que é o código numérico que identifica uma operação de compra e venda de acordo com a sua categoria na emissão fiscal.
Na hora de emitir a NF de devolução, se você for o comprador, precisa utilizar um dos códigos descritos abaixo:
| Tipo de mercadoria | CFOP correspondente |
| Mercadorias adquiridas para processos de industrialização | 5201: operações dentro do estado6201: operações em outro estado |
| Mercadorias destinadas à comercialização | 5202: operações dentro do estado6202: operações em outro estado |
| Mercadorias para compor o ativo fixo ou consumo da própria empresa | 5553 e 5556: operações dentro do estado6553 e 6556: operações em outro estado |
Agora, se você for o vendedor da mercadoria, realizando a devolução de uma operação de venda da sua empresa para um cliente, o número CFOP muda, podendo ser um dos códigos abaixo:
- 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
- 2202: devolução de revenda de outros estados;
- 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
- 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.
Qual a diferença do CFOP 5201 e 5202?
Você deve ter percebido que os códigos 5201 e 5202 são muito similares, que podem confundir o comprador na hora de emitir a nota fiscal de devolução.
Vamos às diferenças:
- Utilize o código 5201 para identificar exclusivamente os casos em que a devolução é de uma mercadoria adquirida com o objetivo de ser industrializada e devolvida dentro do mesmo estado da compra.
- Por outro lado, o código 5202 refere-se à aquisição de mercadorias com a finalidade de comercialização apenas e, em caso de devolução, também deve ser realizada para o mesmo estado da compra.
Como emitir NF de devolução? (Passo a passo)
Agora que você já sabe que esse documento é fundamental para operações de compra e venda e quais os tipos de emissão, vamos conferir como emitir nota fiscal de devolução.
Separamos um passo a passo de como gerar o documento; confira:
- comece informando a finalidade da geração do documento;
- assinale a opção de nota de saída;
- na seção notas referenciadas, informe a chave de acesso da nota fiscal da compra;
- preencha com as informações do fornecedor do responsável pelo recebimento da mercadoria em questão;
- preencha com os dados que descrevem o produto;
- replique todas as informações que sejam referentes aos valores de tributação;
- adicione informações extras, se for o caso (existe um campo específico para isso);
- clique em salvar e valide a nota com o certificado digital;
- transmita a nota ao sistema da Sefaz e aguarde o deferimento da nota de devolução.
Lembrando que essas etapas podem variar conforme o sistema emissor de notas fiscais que você usa na sua empresa.
Qual o prazo para emissão da nota fiscal de devolução de mercadoria?
Ao emitir uma nota fiscal de devolução, é importante observar os prazos estabelecidos pela legislação. Esses prazos variam de acordo com o tipo de devolução e com a legislação vigente em cada estado. Além disso, é fundamental estar atento aos prazos para garantir o cumprimento das obrigações fiscais. Vejamos a seguir alguns prazos comuns para emissão de nota fiscal de devolução:
- Devolução de mercadoria: Em geral, o prazo para emissão da nota fiscal de devolução de mercadoria é de até 30 dias após a devolução. No entanto, é importante verificar a legislação específica do seu estado para garantir o cumprimento do prazo estipulado.
- Devolução de serviço: No caso da devolução de serviço, os prazos para emissão da nota fiscal de devolução podem variar de acordo com a legislação estadual.
É essencial verificar as regras específicas para o tipo de serviço prestado e seguir os prazos estabelecidos pelas autoridades competentes. - Devolução de venda não concluída: Em situações de venda não concluída, o prazo para emissão da nota fiscal de devolução pode variar. É recomendado consultar a legislação do seu estado para obter informações precisas sobre o prazo correto, levando em consideração a sua situação específica.
Fique atento aos prazos estabelecidos e garanta o cumprimento das obrigações fiscais, evitando assim possíveis penalidades e problemas futuros
Erros comuns a evitar ao emitir uma nota fiscal de devolução
Ao emitir uma nota fiscal de devolução, é crucial evitar cometer erros que possam acarretar problemas fiscais. Para garantir uma emissão adequada, é importante estar ciente dos erros mais comuns a serem evitados, tais como:
- Preencher informações incorretas: É fundamental ter atenção ao preencher todas as informações necessárias na nota fiscal de devolução, pois fornecer dados incorretos resulta em complicações com a fiscalização. Antes de emitir a nota, verifique minuciosamente todas as informações inseridas.
- Não descrever corretamente o motivo da devolução: Ao redigir a nota fiscal de devolução, é imprescindível descrever de forma clara e precisa o motivo que justifica a devolução. Uma descrição adequada auxilia na justificação do cancelamento da transação e evita questionamentos futuros por parte das autoridades fiscais.
- Não seguir os prazos estabelecidos: Cada tipo de devolução possui prazos específicos para emissão da nota fiscal. É essencial cumprir rigorosamente esses prazos, uma vez que o não cumprimento pode acarretar em multas e penalidades. Portanto, esteja atento aos prazos correspondentes a cada tipo de devolução e evite problemas decorrentes do descumprimento.
Ao evitar esses erros comuns, você estará garantindo uma emissão correta e em conformidade com as exigências fiscais, reduzindo assim os riscos e as complicações futuras.
Nota fiscal de devolução: como fazer para reaver o valor dos impostos ICMS e IPI?
Ainda, com a emissão da NF de devolução, a empresa pode reaver o crédito das alíquotas de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Para que isso seja possível, na hora de emitir a nota, a empresa deve relacionar os impostos no corpo do documento, na seção de dados adicionais – só assim é possível garantir que a empresa receba o crédito por esses impostos.
Como uma assessoria contábil pode te ajudar na emissão de notas fiscais?
Embora as etapas do processo de emissão de uma nota fiscal de devolução exijam atenção no momento do preenchimento dos dados, é comum cometer erros que podem resultar em problemas fiscais para a sua empresa, mesmo quando você sabe como emitir corretamente.
Por isso, em casos assim, o mais indicado é contar com uma assessoria contábil para ajudar você!
Com um contador especializado você otimiza o tempo gasto na emissão de notas fiscais gerais, evita erros de preenchimento, e pode contar com muito mais produtividade para lidar com outras demandas do seu negócio.
E o melhor de tudo: você pode fazer isso com o suporte de uma contabilidade 100% online!
A sua contabilidade fica nas mãos de quem entende de planejamento tributário e de todas as demandas que envolvem o financeiro do seu negócio, para você cuidar do desenvolvimento da sua empresa sem preocupações.
Trocar de contador nunca foi tão fácil: converse com os especialistas da GR Assessoria Contábil!
Conclusão
Hoje, apresentamos um guia completo do que é a nota fiscal de devolução, seus tipos e como realizar a emissão desse importante documento nas operações de compra e venda.
Conhecer essa demanda contábil prepara você para lidar com possíveis casos como esse no dia a dia da sua empresa, evitando problemas com o Fisco e garantindo a legalidade das atividades do seu negócio.
Quer mais dicas? O blog da GR Assessoria Contábil mantém você sempre atualizado; confira!
