Se a sua empresa possui funcionários, você sabe o quanto o controle da jornada deles é importante e para isso acontecer, os arquivos AFTD serão um dos fatores fundamentais para o sucesso deste controle.
Além disso, temos outros arquivos complementares que são AFD e ACJEF que juntos vão compor a documentação necessária para que sua empresa fique em dia com as obrigações do Ministério do Trabalho e Previdência.
E calma, esse monte de siglas pode parecer deixar tudo mais confuso, mas na prática você verá que não é nada tão complexo assim e como são arquivos que você vai se deparar com frequência, rapidamente vai estar familiarizado com os principais conceitos.
Acompanhe no artigo de hoje o que é, para que serve e quais são as regras que englobam o AFDT e outros documentos contábeis/fiscais.
Boa leitura.
O que é um arquivo AFDT e para que serve
O controle da rotina de trabalho dos seus funcionários é importante tanto para fazer uma folha de pagamento efetiva quanto para ficar em dia com a justiça do trabalho e com o fisco.
E os documentos fiscais fundamentais para fazer o levantamento e o controle é o AFDT, associado com outros arquivos importantes para compor uma folha de pagamento e também organização fiscal.
A sigla significa Arquivo de Fonte de Dados do Tratados e reúne todos os registros sobre o corpo de funcionários de uma empresa e é um dos documentos para controle da rotina de trabalho homologados pelo Ministério do Trabalho.
AFD, AFDT E ACJEF: Entenda a diferença entre eles
Como dissemos, já citamos aqui que o AFDT é um dos arquivos utilizados no controle dos registros da rotina de trabalho, então, ele precisa vir acompanhado de outras documentações fiscais que vão compor a informação completa.
Para entender melhor, vamos ver o que são os arquivos um a um e como você deve executá-los para poder ficar dentro do que demanda a lei, de preferência com assessoria de uma contabilidade profissional.
AFD – Arquivo Fonte de Dados
O Arquivo de Fonte de Dados ou simplesmente a sigla AFD é o documento que vai unir todas as informações relacionadas aos registros de ponto dos funcionários de uma empresa.
Geralmente eles ficam armazenados dentro do dispositivo de coleta de ponto, que pode ser um aparelho digital que lê impressão do dedo do funcionário ou pelo REP (Relógio Eletrônico de Ponto), e sua característica principal é que não podem ser alterados ou apagados, sendo assim bastante confiáveis.
Esse documento é o primeiro compilado dos arquivos para controle de jornada e vai ser parte fundamental da composição do AFTD.
AFDT – Arquivo Fonte de Dados Tratados
O AFD é o primeiro arquivo gerado, portanto é um documento bruto com todas as informações sobre os registros de entrada, saída e intervalos que seus colaboradores.
Portanto, podem haver discrepâncias nestas marcações, e como dissemos, não é possível alterar ou apagar os dados de ponto eletrônico, na verdade, o que você deve fazer é o tratamento destes dados.
Então, assim chegamos de fato ao AFDT que é a sigla para Arquivo Fonte de Dados Tratados, que será o documento fiscal corrigido com os dados oficiais que correspondem a jornada de trabalho do colaborador, estando devidamente alinhada com as regras de marcação de ponto estabelecidas na jornada de trabalho.
ACJEF – Arquivo Controle Jornada Efeitos Fiscais
Os dois arquivos anteriores vão tratar diretamente do controle do dia a dia da jornada de trabalho dos funcionários, porém, para o Fisco, será necessário um outro arquivo feito com base nesses dois.
Este documento em questão é o ACJEF, Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais, que é um nome bem grande, mas na prática podemos dizer que é um grande consolidado com as informações da jornada de trabalho dos colaboradores.
Além das informações já citadas de entrada, saída e intervalos, este documento também vai trazer a contabilização das horas extras, as faltas, atrasos, férias, abonos e tudo mais que impactou no cálculo da jornada de trabalho.
Esse arquivo depende dos outros dois que citamos, por isso é ideal mantê-los em dia, de preferência com algum software de gestão contábil, pois em caso de fiscalização, será emitido o ACJEF para consulta da regularidade da empresa.
É obrigatório emitir relatórios fiscais referentes ao AFDT?
Sim, e não apenas o AFDT, mas o AFD e consequentemente o ACJEF, e são solicitador por um autoridade fiscal ligada ao Ministério do Trabalho.
Vale ressaltar aqui que não há obrigatoriedade de imprimir estes arquivos, apenas disponibilizá-los, há quem prefira fazer a impressão dos documentos para deixar as auditorias mais práticas.
Via de regra, o AFD é acessado diretamente no REP (Registro Eletrônico de Ponto), e tanto o AFDT quanto o ACJEF são disponibilizados eletronicamente pela sua empresa para o auditor.
Isso nos leva a uma informação importante: A porta USB do REB é de acesso exclusivo do auditor fiscal do trabalho para justamente extrair estas informações relevantes.
Por isso, a melhor forma de ficar em dia com o fisco é ter uma contabilidade profissional e eficiente, então, te convidamos a conhecer as vantagens de ter a GR Assessoria Contabil na sua operação.
O que diz a lei
A legislação trabalhista é muito clara quanto à emissão destes documentos, e adulterações na marcação dos horários vão ocasionar a retenção dos equipamentos e arquivos pelo auditor para comprovação da irregularidade.
As regras estão previstas na portaria 1510 que foi sancionada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (TEM) no ano de 2009 e foi estabelecida justamente para regulamentar a aplicação dos sistemas de registro da jornada de trabalho, contemplando inclusive os registros de ponto eletrônicos.
Nesta portaria estão contidas todas as responsabilidades que as empresas precisam cumprir com relação aos arquivos AFD, AFDT e ACJEF, e demandam a emissão de relatórios espelho dos pontos eletrônicos e também a emissão dos relatórios fiscais.
Qual a importância do AFDT?
O AFDT é o arquivo com as informações refinadas sobre a jornada de trabalho, para que sua empresa possa comprovar que tudo transcorreu de acordo com as leis trabalhistas, tanto em caso de fiscalização dos auditores fiscais, quanto em caso de contestação por parte do trabalhador.
Serão esses dados que vão servir como garantia dos direitos dos funcionários, como pagamento de hora extra, férias, banco de horas entre outras coisas que impactam na jornada do colaborador.
Em caso de não cumprimento de alguma das regras ou a não emissão desses arquivos, a sua empresa pode ser penalizada pelo Ministério do Trabalho ou mesmo ser processada pelo colaborador que se sentir lesado.
Exemplo de layout
Os relatórios AFD precisam reunir as seguintes informações:
- Horários de marcação de ponto
- Número do PIS do colaborador
- Data em que o ponto foi marcado
- Número Sequencial de Registro (NSR)
Saiba mais sobre controle de ponto
O controle de ponto é importante por vários motivos, principalmente para uma gestão eficiente da equipe de colaboradores e também se manter dentro das regulamentações fiscais.
Usar um equipamento de controle de ponto eletrônico traz mais precisão e assertividade na hora de levantar essas informações e torna o processo mais seguro para sua empresa e para seus colaboradores.
Isso também permite que você faça um controle de jornada precisa e possa fazer os ajustes das horas extras e dos banco de horas equilibrando a produtividade e as despesas financeiras.
Como ler o Arquivo Fonte de Dados Tratados
O AFD que é o arquivo bruto das horas registradas vai ser acessado pelo auditor fiscal, enquanto o AFDT que é o documento onde você pode fazer ajustes, ele é emitido após o fechamento do espelho de ponto por meio do software vinculado ao relógio de ponto.
E como gerar arquivo AFDT?
Para isso, é preciso ter um Relógio Eletrônico de Ponto e um software vinculado que pode estar conectado também a uma plataforma de contabilidade para poder fazer uma gestão mais efetiva destes registros.
Lembrando que estamos falando de documentos fiscais, cujo qualquer tipo de erro pode ser interpretado como tentativa de fraude em uma eventual auditoria, por isso é importante ter assessoria contábil para emissão desses arquivos.
Na GR Assessoria Contabil, temos profissionais experientes e atendimento humanizado online para sua comodidade.
Contamos também com softwares para gestão contábil mais eficiente, como emissão de documentos fiscais importantes, incluindo esses para o controle de ponto dos seus funcionários.
Conheça as vantagens de ter a contabilidade da GR Assessoria no seu negócio.
Conclusão
Por fim, você viu como o AFD, o AFDT e o ACJEF são documentos importantes para o controle da jornada dos funcionários da sua empresa, bem como os registros de ponto corretos.
Além disso, esses arquivos permitem que você possa fazer uma folha de pagamento mais eficiente, tanto para o controle financeiro quanto para os fins de fiscalização da Receita Federal.
Faça a emissão destes e outros documentos fiscais fundamentais para o seu negócio com todo auxílio da expertise e tecnologia da GR Assessoria.
