Já sabe como fazer certificado digital? Se não, esse artigo é para você.
Mas antes mesmo de te contar como fazer um certificado digital, vamos te explicar exatamente o que é isso, como funciona e também quais são as vantagens de ter esse documento na operação da sua empresa.
Como você já pode ter notado pelo nome, esse certificado vai servir para que sua empresa possa operar nas vias digitais, só que na prática, isso vai se traduzir em otimização de processos, agilidade e principalmente assertividade jurídica.
Então sem mais delongas, vem entender melhor essa ferramenta que vai revolucionar a contabilidade da sua empresa, com um custo que é bem mais em conta do que pode parecer.
Boa leitura.
O que é certificado digital
Você já esteve em um site e notou um pequeno cadeado verde ao lado da URL? Isso é um tipo de certificado digital e significa que o site é seguro e qualquer comunicação entre seu computador e o site é criptografada.
Já o que interessa para nós, é um tipo de certificado digital que é emitido por uma organização terceirizada chamada Autoridade Certificadora após verificar a identidade e a autenticidade da sua empresa.
Apesar de terceirizada, essas AC como também são chamadas, são empresas que trabalham junto a Receita Federal, por isso o certificado digital tem sua validade jurídica atestada e pode ser usado para agilizar o preenchimento das documentações na hora de declarar o Imposto de Renda.
Mas isso é só um dos usos deste certificado pensando em uma pessoa física, pois se mudarmos para a pessoa jurídica, esses usos positivos aumentam ainda mais.
Toda Pessoa Jurídica é obrigada a pagar o certificado digital?
Não é obrigatório a toda pessoa jurídica emitir o certificado digital, mas é altamente recomendável.
Alguns regimes vão sim necessitar do documento, como os de Lucro Presumido e especificamente em Belo Horizonte e Porto Alegre para quem pertence ao Simples Nacional também é obrigado a ter o certificado digital.
Além disso, empresas com mais de 5 funcionários também deverão emitir o certificado digital para que constem no recolhimento do FGTS e outros encargos trabalhistas.
Lembrando que essas regras podem mudar, por isso fique sempre de olho aqui no blog para acompanhar as novidades sobre o assunto.
É obrigatório ter certificado digital para emitir nota?
Para emitir nota fiscal tradicional não há necessidade de um certificado eletrônico, porém, para emissão da Nota Fiscal Eletrônica, aí sim você vai precisar deste documento, inclusive se for MEI ou Simples Nacional.
Neste caso, a chave de segurança para validar o documento fiscal é o certificado digital que também será exigido para emissão da NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor).
O que acontece se não tiver certificado digital?
Bom, partindo da premissa que sua empresa é obrigada a usar o certificado digital e não o faça, o primeiro revés é que ficará impedida de mandar suas declarações fiscais para os órgãos fiscalizadores.
Também não vai ser possível arcar com os tributos previstos em lei, e com isso, eventualmente terá que pagar multa que em geral é de 20%, partindo do valor mínimo de 500 reais.
Se for relacionado a emissão de NF-e essa multa poderá recair sobre o comprador, o que vai atrapalhar muito as transações comerciais da sua empresa.
Como já dissemos, empresas do Simples Nacional com mais de 5 funcionários não vão conseguir recolher FGTS e outros encargos trabalhistas pois não terão acesso ao eSocial, podendo sofrer ainda mais sanções e multas.
A melhor forma de não passar por esse perrengue é abrir sua empresa já considerando todas essas necessidade jurídicas e contábeis, e para isso, nada melhor do que uma assessoria ágil e eficiente como a da GR Assessoria Contabil.
Em média, quanto tempo leva para fazer um certificado digital online?
Em geral, desde o início do processo até a emissão do certificado digital online fica em torno de 45 a 60 minutos para conclusão, sendo o documento para pessoa física mais rápido que aquele para pessoa jurídica.
No entanto, é importante lembrar que mesmo fazendo o processo online, é preciso ou ir até ao prédio da Autoridade Certificadora ou agendar uma visita até sua empresa para recolher assinaturas e impressões digitais, que é o de fato válida e garante que aquela assinatura digital é sua e/ou vinculada ao seu CNPJ.
Leia também: Manifesto Eletrônico (MDF-E): O Que É, Emissão E Quando É Obrigatório
Como fazer certificado digital (Passo a passo completo)
Como já ficou claro acima, é possível fazer a emissão do certificado digital online e relativamente rápido, e apesar de ter vínculo com os órgãos do Governo, a emissão em si é feita por uma empresa terceirizada, ou Autoridade Certificadora que é como é chamada.
As etapas para a realização desse serviço podem ser acessadas diretamente no portal Gov.br.
No site você encontra algumas informações sobre o assunto e também indicações de onde fazer a emissão.
Mas aqui, vamos te dar os caminhos para que você faça isso com mais agilidade e de forma adequada a realidade da sua empresa.
Então, escolha a AC (Autoridade Certificadora) e vamos ao passo a passo de como fazer o certificado digital.
Escolha o modelo desejado
O modelo do seu certificado digital vai impactar em algumas questões, tanto de serviços que você pode utilizar com ele, quanto das formas de fazer a armazenagem do documento.
A armazenagem nesse caso é importante, para poder te dar mais autonomia de acesso, por isso é uma escolha que precisa ser feita com atenção, também considerando que haverá diferenças de preço.
A seguir apresentaremos os dois tipos de certificado digital.
Qual é a diferença entre o certificado digital A1 e A3
De forma simplificada, o certificado tipo A1 é um arquivo que depende de um dispositivo para ser validado, que pode ser o seu computador, notebook ou tablet, com cópia de segurança do arquivo.
Pode ser usado em vários computadores, mas não ao mesmo tempo, ou seja, caso você troque de máquina, será necessário validar a chave de autenticação no novo dispositivo.
Outra característica é que o certificado A1 tem validade de 1 ano.
Por outro lado, o certificado A3 é armazenado em uma mídia externa e criptografada, que pode ser um token, que é um tipo de pen drive específico para isso, ou cartão inteligente que vai demandar um leitor.
Você pode carregá-lo e acessar em vários computadores instalando o software próprio, mas vale dizer que a perda do token ou cartão significa perder o certificado.
O certificado A3 também pode ser armazenado em nuvem, mas isso varia de acordo com cada AC, e pode ter validade de 3 a 5 anos, então é mais tempo para você usar sem se preocupar.
Realize o Cadastro e o Agendamento
Escolhido o tipo de certificado que mais se adequa a sua realidade, é hora de fazer o cadastro no site, e nesse ponto será necessário pagar uma taxa referente ao modelo escolhido e a validade.
Isto feito, será preciso agendar o atendimento presencial que pode ser na empresa que está prestando o serviço ou agendando uma visita na sua empresa.
Providencie a documentação necessária
Neste encontro presencial é necessário que você vá na hora marcada com toda a documentação em mãos para fazer a emissão do certificado.
Os principais documentos exigidos são:
- Documento de identificação pessoal legível com foto, pode ser preferencialmente CNH (Carteira Nacional de Habilitação).
Também servem:
- RG (Carteira de Identidade)
- Carteiras profissionais (OAB, CRC, CRM, CRO, CREA etc.)
- Passaporte
Faça a instalação do sistema
Identidade confirmada, seu certificado estará pronto para usar, basta fazer a instalação do software para gerir no seu dispositivo.
Como fazer certificado digital: MEI
Há algumas maneiras de obter o certificado digital MEI, e a mais simples delas é por meio do seu CPF.
Ele também é emitido por uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil), e via de regra, têm valores mais em conta do que os de pessoa jurídica, porém pode ter limitações.
Qual o melhor certificado digital para o MEI?
Em tese, o empreendedor que trabalha como MEI vai precisar do serviço de emissão de Notas Fiscais e em baixo volume.
Outra característica de um MEI é que pode ter no máximo um funcionário que em tese é o próprio dono, que costuma trabalhar com um único dispositivo.
Sendo assim, o certificado digital A1 é o mais indicado, pois custa menos e vai agilizar vários serviços que o empreendedor precisar usá-lo.
Renovação do certificado digital
Antes do prazo de vencimento, você pode fazer a renovação do seu certificado de forma online, pelo site da AC que você fez a contratação.
Pode ser necessária uma videoconferência para confirmar alguns dados, mas em geral é tudo feito rapidamente.
Caso seu certificado tenha a validade expirada antes de fazer a renovação, o processo terá que ser feito do zero, como se fosse emitir um novo.
Para mudar de AC se for de sua vontade, o processo também terá de ser refeito.
Nossa recomendação é ter uma assessoria contábil eficiente ao seu lado que te avisa com bastante antecedência e auxilie com a renovação mais justa.
A GR Assessoria Contábil pode fazer isso e muito mais por você, confira.
Conclusão
Enfim, você viu como fazer um certificado digital e mais do que isso, conheceu os usos e vantagens dessa tecnologia para o seu negócio. Outra grande vantagem é ter uma contabilidade que agilize esses processos e te apresente sempre as melhores soluções em serviços fiscais e tributários, portanto, entenda porque trocar de contador pode ser benéfico para sua empresa.
