O DEFIS no Simples Nacional é uma demanda obrigatória para as empresas que optam pelo Simples, e que deve ser cumprida todo ano.
Essa declaração é bem similar ao Imposto de Renda, o que costuma ser uma desvantagem em um momento inicial, visto que muitos empresários confundem as informações, sem saber o que deve estar presente nesse documento.
A verdade é que, apesar de parecidos, DEFIS e IR não têm a mesma funcionalidade e importância – mas ambos são necessários para que a empresa continue atuando de acordo com as exigências da legislação tributária.
Para ajudar você a entender melhor como funciona o preenchimento e envio desta declaração, que tal contar com a explicação dos especialistas no assunto?
A equipe da GR Assessoria Contábil preparou um conteúdo especial, com um guia completo sobre DEFIS no Simples Nacional, quais empresas estão obrigadas a declarar, e como evitar erros comuns na sua declaração.
Acompanhe abaixo nosso artigo e boa leitura!
DEFIS: o que é?
Sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, o DEFIS é um documento importante, e obrigatório, para aqueles que são optantes do Simples Nacional como regime de tributação.
Com essa declaração, a empresa informa à Receita Federal seus dados sociais, econômicos e fiscais, garantindo o contato da fiscalização com informações essenciais para auditorias, análise de dados e uma série de outras finalidades da economia brasileira.
Você deve estar se perguntando: mas isso não se parece com o Imposto de Renda?
De fato, na prática, o DEFIS funciona como um IR para empresas, só que de forma muito mais simplificada, que é a proposta de tudo relacionado ao Simples Nacional.
O que é Simples Nacional?
Lançado em 2007 e em vigor até hoje, o Simples Nacional é um regime tributário que surgiu com a proposta de simplificar a vida dos empreendedores – e funciona bem nesse quesito.
O Simples contempla empresas com despesa bruta anual de até R$ 4,8 milhões, além de facilitar o recolhimento dos mais variados tributos, na esfera municipal, estadual e federal, em uma única guia.
Qual a diferença entre DEFIS e DAS?
Foto: Shutterstock
Quando falamos de Simples Nacional, é comum que o primeiro assunto relacionado seja o MEI, ou Microempreendedor Individual – e quem opta por essa segmentação de empresa sabe que já tem uma obrigatoriedade fiscal com a Receita.
É aí que entra a confusão acerca do DAS, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, uma vez que ambos têm funções similares.
Vamos conceituar cada um deles?
Para que serve a DEFIS?
A DEFIS no Simples Nacional é o documento exigido pelo Fisco para saber como anda a situação tributária do seu negócio.
A declaração deve ser entregue todo ano, de acordo com o calendário fiscal, e deve ser preenchida seguindo as exigências de informações, que vamos apresentar logo abaixo:
- lucro contábil;
- total de despesas;
- ganhos de capital;
- quantidade de colaboradores;
- saldo em caixa ou em conta bancária;
- identificação e rendimento dos sócios envolvidos;
- mudanças de endereço do estabelecimento onde fica a empresa, quando houver.
Para que serve o DAS?
O DAS, ou Declaração de Arrecadação do Simples Nacional, é uma guia que unifica todos os impostos obrigatórios aos optantes pelo Simples Nacional.
Essa declaração facilita o pagamento, traz muito mais organização fiscal, e, ainda, apresenta alíquotas bem menores, deixando mais simples a vida do empreendedor.
Ele é utilizado pelo MEI, ME e EPP, e, diferentemente da DEFIS, o DAS deve ser pago mensalmente.
No caso do DASN, a Declaração Anual do Simples Nacional, encontramos o ponto comum entre ambos os documentos: a DEFIS veio para substituir o DASN, unindo tudo em uma nova nomenclatura, mas apenas para alguns tipos de empresas, como vamos abordar melhor abaixo.
E qual a diferença entre DEFIS e IRPJ?
O Imposto de Renda da Pessoa Jurídica também é uma obrigação fiscal do contribuinte, com relação à sua empresa, e, assim como o DEFIS, apresenta uma série de informações que atestam a situação tributária do negócio, e deve ser entregue em recorrência anual.
Sendo assim, qual a diferença entre ambos os documentos, uma vez que possuem funcionalidades tão parecidas?
O IRPJ é a relação de impostos e contribuições feitas pelas empresas no período do calendário fiscal referido – empresas do lucro real e do lucro presumido.
No caso da DEFIS, a declaração é exclusiva para empresas optantes pelos Simples Nacional, o que torna esse documento uma versão bem mais simplificada do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica.
Quem pode utilizar o DEFIS (Simples Nacional)?
As empresas que optam pelo Simples Nacional como regime tributário devem emitir a DEFIS.
São elas as Empresas de Pequeno Porte, as EPPs, e as Microempresas, as MEs.
Isso quer dizer que o Microempreendedor Individual não tem obrigatoriedade com a DEFIS?
Sim, mesmo sendo optante pelo Simples, o MEI não precisa emitir DEFIS.
Isso acontece porque o Microempreendedor Individual faz a sua declaração anual à Receita por meio do DASN-SIMEI, que é o seu IR simplificado.
Quais informações devem ser apresentadas na DEFIS?
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Como citado, a DEFIS no Simples Nacional é uma declaração importante, e que deve listar informações que apresentam à Receita a situação tributária do seu negócio.
Para isso, esse documento deve ser preenchido com atenção, informações verídicas, e seguindo o que está previsto nas exigências do Fisco.
Confira abaixo o que deve constar na DEFIS:
- o lucro contábil obtido pela empresa;
- ganhos de capital do referido ano fiscal;
- dados pessoais e rendimentos dos sócios;
- mudança de endereço da empresa, se houver;
- total de despesas da empresa no final do período de apuração;
- quantos empregados a empresa tem no início e no final do período;
- saldo em caixa ou na conta bancária da empresa no início e final do ano fiscal.
Mais detalhes acerca do preenchimento da DEFIS podem ser conferidos no Manual do PGDAS-D e DEFIS, divulgado pela própria Fazenda.
Quais são as despesas que entram na DEFIS?
Como citamos, as despesas fazem parte das informações essenciais no preenchimento da DEFIS no Simples Nacional.
São consideradas despesas, dentro do período fiscal em questão, todos os valores decorrentes de desembolsos financeiros e que custearam as atividades da empresa, como salários, custos, e demandas operacionais e não-operacionais.
Etapas de como preencher e enviar a declaração DEFIS (Simples Nacional)
Para declarar apurações e informações anuais do Simples Nacional (DEFIS), o contribuinte deve seguir o passo a passo apresentado pela Receita, atentando-se às exigências e informações essenciais.
Confira abaixo como é feita a entrega da DEFIS:
- acesse o portal do Simples Nacional, ou o portal e-CAC;
- escolha a opção PGDAS-D e DEFIS;
- selecione sua forma de fazer login;
- busque e clique na opção Regime de Apuração;
- após selecionar o regime, informe o ano base em questão;
- informe, ainda, se o regime é competência ou caixa, e confirme a escolha;
- revise com cuidado o processo, uma vez que ele é irreversível, salve o demonstrativo e finalize o envio.
Prazo de entrega da DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais
Foto: Shutterstock
Como explicamos ao longo do artigo, a DEFIS no Simples Nacional é de caráter anual, ou seja, obrigatoriamente deve ser entregue todo ano pelas empresas optantes (com exceção do MEI).
Em todos os anos, a DEFIS deve ser entregue até o último dia útil de março, respeitando o ano-calendário previsto pela Receita Federal.
Quais são as consequências de não entregar a declaração DEFIS?
Quando a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais não é entregue, o contribuinte, bem como sua empresa, podem sofrer com algumas consequências, previstas pela legislação tributária vigente.
Não existem multas pela falta de entrega, mas a apuração mensal do DAS, imposto obrigatório do Simples Nacional, só fica disponível, no mês seguinte, após a entrega da DEFIS.
Ainda, o não-cumprimento das obrigações fiscais, seja ela qual for a natureza tributária da sua empresa, pode gerar grandes transtornos.
Alguns deles são a inscrição na Dívida Ativa, e a perda do CNPJ.
Como evitar erros na declaração e no cálculo da DEFIS – Simples Nacional?
O preenchimento da DEFIS, bem como o seu envio à Receita Federal, deve ser feito com muito cuidado e atenção, uma vez que a declaração, após emitida e enviada, não é passível de alterações.
Por isso, todo o processo deve ser bem revisado, com informações verídicas do referido ano fiscal, e de acordo com as movimentações e pagamentos feitos pela empresa naquele ano-calendário.
Todo esse trâmite pode ser complicado e gerar dúvidas – e é por isso que é fundamental contar com uma consultoria de contabilidade.
Conclusão
Hoje, você conferiu um guia completo sobre a DEFIS no Simples Nacional, bem como as principais informações acerca dessa importante declaração.
Lembre-se de ficar atento ao prazo de entrega do documento e, na hora de preencher, conte com a ajuda de um contador para evitar erros e problemas com a Receita.
Quer mais dicas contábeis? Acesse o blog da GR Assessoria Contábil.
