Você está familiarizado com o termo controles de caixa?
Simplificando, os controles de caixa são medidas implementadas para garantir a precisão e a segurança das transações em dinheiro dentro de uma organização.
Isso inclui coisas como manter um sistema organizado para registrar receitas e despesas e sempre fazer registro de todas as transações financeiras realizadas, por menores que sejam.
O controle de caixa desempenha um papel crucial no gerenciamento do fluxo de caixa de uma empresa, mas é bom ressaltar que são coisas diferentes, e sem controles de caixa adequados, pode ser difícil acompanhar receitas e despesas e prever com precisão as necessidades financeiras futuras e fazer um planejamento financeiro eficiente.
Portanto, venha entender exatamente como é o funcionamento do controle de caixa, como criar estratégias para fazer isso com eficiência e quais soluções tecnológicas podem te ajudar nesse processo.
Boa leitura.
O que é controle de caixa?
Controle de caixa são um conjunto de atividades que um empreendedor deve fazer na sua operação para que as entradas e saídas de dinheiro sejam devidamente organizadas pensando na saúde financeira.
E isso vale para todo tipo de negócio, pois é importantíssimo fazer com que todas as entradas e as saídas sejam otimizadas a fim de que o saldo final seja positivo.
Isso é importante para construir um bom fluxo de caixa, que vamos falar mais a frente.
Para que serve e qual a importância de fazer controle de caixa?
Para termos uma ideia mais clara, imagine que sua empresa esteja colocando no caixa 10 mil reais todo mês, e você percebeu que neste período em questão, as despesas ficaram em 9.500 reais.
Ou seja, praticamente o seu caixa está empatando, e qualquer imprevisto pode fazer sua empresa ficar no vermelho, então o passo lógico é diminuir esses custos.
Agora, se você não sabe que gastos foram esses, como cortar?
Por isso que o controle de caixa deve ser feito no dia a dia, por meio da anotação de todas as transações financeiras feitas na empresa, por menores que sejam, pois se todo dia o café na padaria está custando 5 reais, no fim do mês isso representa uma despesa de 150 reais, e talvez pode ser cortada.
Esse é um exemplo simples, mas dá pra ilustrar o conceito.
Registros de entradas e saídas do caixa
Registrar as saídas de dinheiro da empresa é importante, mas as entradas também, pois quando estamos falando de um caixa saudável, o ideal é diminuir custos e aumentar receita.
Quando você tem esse controle fino, você poderá tomar decisões e fazer planejamentos mais assertivos.
Pense em um cenário em que sua empresa fez muitas vendas de determinado produto, mas ainda assim não entrou tanta receita no caixa, isso pode significar que o seu preço está defasado, então vale considerar aumentá-lo.
No final das contas é um conjunto de fatores que vão influenciar no controle financeiro, mas tendo todos os dados corretamente registrados, a possibilidade de otimização é bem maior.
Conferência de valores
Isso é um ponto importantíssimo, e já falamos melhor sobre isso no conteúdo sobre conciliação bancária, vale a pena conferir. Em resumo, essa conciliação tem a ver com fazer a conferência dos valores transacionados pela sua empresa com os que foram registrados pelo seu banco.
Essa conferência é muito importante para controle do caixa, mas também é imprescindível para que sua empresa fique em dia com a Receita Federal.
Uma boa maneira de ter esse controle, conferir os valores e ter relatórios completos do desempenho financeiro da sua empresa é com um software contábil eficiente.
Como funciona um controle de caixa?
Na prática, o controle é feito com o registro das entradas e saídas, mas também devem ser complementados com outras informações como os ganhos previstos e o histórico da empresa.
Todos os recebimentos
Liste todas as vendas que sua empresa faz, considerando vendas a vista e a prazo, bem como adiantamento de recebíveis.
O ideal é que o registro dessas entradas seja feito em tempo real para garantir a assertividade do seu controle de caixa.
Todos os pagamentos
Aqui entra tudo que sai da sua empresa, desde as contas de consumo como água, luz, internet e telefone, bem como o pagamento de fornecedores, funcionários e terceiros.
Softwares e outras ferramentas que sua empresa utiliza também entram aqui, e eventuais investimentos também precisam ser devidamente registrados.
Aqui vale reforçar a importância de ter um pró labore para você e os sócios, para evitar usar o caixa da empresa para gastos pessoais.
Previstos
Principalmente para quem vende recorrente é importante contar com as previsões pensando na manobrabilidade do seu caixa e para o planejamento de novos investimentos.
Vendas a prazo também contam como previsto.
Histórico / Saldo anterior
O histórico serve para você entender a situação financeira da empresa de uma forma mais geral, enquanto o saldo anterior é para saber de onde você está partindo.
Ou seja, para um controle diário, o dia anterior é a referência a ser seguida, pensando sempre em fechar o dia no positivo.
Qual a diferença de controle de caixa e de fluxo de caixa?
Em tese, ambos são maneiras de controlar as entradas e saídas de receita dentro de uma organização, porém, o controle é bem mais detalhado e utiliza dados que vão além das entradas e saídas de dinheiro.
Já para o fluxo de caixa é considerado o saldo das contas após a quitação de todos os pagamentos que sua empresa precisa fazer, e só pode ser feito de forma efetiva se houver um bom controle de caixa.
A importância do fluxo de caixa
Os benefícios do fluxo de caixa são muitos, pois é através dele que você planeja as ações da sua empresa no curto, médio e longo prazo.
Quanto maior o fluxo de caixa da sua empresa, maiores serão as possibilidades de investimento da sua empresa, pois o saldo que fica é realmente o capital ativo que seu negócio produz.
E o fluxo de caixa depende de um controle preciso, de preferência diário.
Como fazer o controle de caixa? Dicas e soluções
As formas de fazer o controle de caixa são muitas e podem variar para cada negócio, por isso, traremos dicas universais para que você possa aplicar todas ou algumas a sua operação.
Faça o lançamento diário de seus ganhos e despesas
Faça registros detalhados dos recebimentos e gastos da sua empresa, de forma a ficar fácil fazer cortes ou aumentos no futuro.
Atualização periódica também é importante, principalmente considerando os dados bancários para ter um controle realmente mais assertivo.
Controle de caixa diário é sempre a opção mais segura para ter saúde financeira.
Categorize as despesas
Quando falamos de registro detalhado, uma forma de facilitar isso é criando categorias para as despesas, assim fica mais fácil a visualização posterior e também o registro diário.
Isso pode ser feito com planilhas ou com softwares de gestão próprios para isso.
Categorize os ganhos
Para os ganhos vale a mesma lógica, pois é preciso otimizar as entradas de receita e também saber quais produtos estão tendo maior saída.
Selecione o período
Aqui vai novamente a dica para o uso de um software de gestão, pois ele vai te permitir a selecionar períodos específicos para análise e assim determinar algumas sazonalidades importantes para sua operação.
Outro ponto importante sobre o período é fazer algumas análises periódicas sobre essas entradas e saídas para um controle mais fino do seu caixa.
Aperfeiçoe
Não tem jeito mais eficiente de ter esse controle de caixa simplificado que não utilizando ferramentas e sistemas tecnológicos para fazer os registros e as análises dos relatórios financeiros.
Tanto o controle quanto o fluxo de caixa são partes importantes da saúde financeira da sua empresa e ambos são dispositivos contábeis, que para serem realmente vantajosos é ideal que tenha a ação de um contador profissional.
Ou, à maneira ainda mais eficiente é colocando um software de gestão contábil na sua empresa, assim você faz os registros das entradas e saídas, pode sincronizar com seu banco e seu contador terá acesso a esses dados para elaboração de documentos fiscais importantes.
Conclusão
Por fim, o controle de caixa é algo que todo empresário precisa conhecer e aplicar na sua operação para ter a devida saúde financeira no seu negócio.
Como você viu, há várias formas de fazer isso, e grande parte se refere ao registro e análise de gastos e ganhos.
