Você conhece ou já fez a conciliação bancária na sua empresa? Calma, não é nenhum bicho de sete cabeças, na verdade é um comparativo do extrato da conta corrente da sua empresa com as informações financeiras do seu negócio.
Então, é basicamente pegar todas as informações de entradas e saídas na empresa e confirmar se no banco esses dados estão batendo corretamente, e isso pode não parecer, mas é extremamente relevante para o planejamento financeiro da sua empresa.
O assunto é importante, pois segundo dados do IBGE, cerca de 20% dos negócios brasileiros fecham as portas simplesmente por não planejarem corretamente seu financeiro.
Então, acompanhe a seguir tudo sobre esse assunto e aprenda como fazer uma gestão financeira e contábil mais eficiente e sem acarretar em altos custos para a contabilidade da sua empresa.
Boa leitura!
O que é conciliação bancária?
O processo de conciliação é uma maneira de verificar e comparar as entradas e saídas de dinheiro no caixa de uma empresa, comparando diretamente com o que consta no extrato bancário em determinado período.
A ideia desse processo, como o nome diz, é conciliar as despesas e rendimentos da empresa de forma a dar um controle maior ao empreendedor e assim poder planejar suas finanças.
Muitos empreendedores, principalmente pequenos, tendem a usar a conta da empresa para fazer pagamento de contas pessoais, e mesmo que sejam valores baixos, no todo podem fazer muita diferença, e a conciliação é o que vai apontar esse tipo de discrepância, por exemplo.
Para que serve a conciliação bancária?
Um dos principais objetivos da conciliação é justamente verificar essas discrepâncias entre os gastos da conta bancária e o que realmente sai do caixa da empresa.
Com isso, é possível diagnosticar furos no financeiro que por algum motivo estão passando despercebidos, bem como planejar melhor como serão as ações para os próximos meses.
É também uma ferramenta contábil, pois oferece informações mais precisas sobre a situação real da empresa e isso pode ser importante para execução de balancetes ou até dos balanços finais.
A seguir, vamos ver algumas das funções práticas que a conciliação trás para uma empresa:
Identificar irregularidades
Como dissemos, não é incomum que empresários usem dinheiro do caixa da empresa para pagar contas pessoais, o que não é exatamente errado, porém pode impactar na visualização precisa da situação financeira.
Quando você realiza a conciliação e percebe que estão diferentes as entradas e saídas, fica mais fácil identificar o que está causando a irregularidade e de fato corrigi-la.
Mesmo gastos que você faz dentro da empresa, como por exemplo realizar um happy hour para funcionários ou até comprar algum produto de uso diário que acabou repentinamente, esses gastos precisam entrar na contabilidade da empresa, identificados como miscelâneas ou algo equivalente.
Ter controle das contas
Quanto mais próximos da realidade são os números da sua contabilidade, maior controle você tem das contas e despesas e pode organizar os pagamentos de forma mais eficiente.
Por exemplo, em dado momento você pode estar precisando ter capital em caixa, então pode ser que algumas contas precisam ser pagas parceladas e não a vista, então isso deve constar no planejamento financeiro.
Esse controle pode ser interessante também para o planejamento comercial, pois pode mostrar que o seu preço está muito baixo pois alguma matéria prima aumentou e você não ajustou e acabou perdendo margem.
Esses são só alguns exemplos de como esse controle fino pode ser benéfico para saúde financeira da empresa.
Otimizar o planejamento financeiro
Quando você tem esse controle, de preferência em tempo real, o seu planejamento financeiro empresarial fica bem mais ágil, assertivo e promissor.
Por isso que essa conciliação pode ser melhor otimizada quando você usa alguma plataforma de gerenciamento contábil e financeiro que possa ser integrada à sua conta do banco para ter as informações em tempo real.
Esse planejamento mais assertivo, nos leva diretamente ao próximo benefício.
Ter previsão do fluxo de caixa
Conforme iniciamos esse artigo, muitas empresas no Brasil fecham as portas não exatamente por falta de vendas, mas sim, por um péssimo planejamento financeiro que não deixa o empreendedor ver onde estão as discrepâncias.
Com a conciliação, você tem uma visão mais precisa dos números e pode incluir no cálculo os recebíveis futuros, preparar estratégia de antecipação de parcelas e outras estratégias financeiras.
Para fazer isso é fundamental conseguir prever o fluxo de caixa dos próximos meses, e principalmente para empresas que vendem produtos parcelados ou tem mensalidade recorrente, ter essa noção do que vai entrar é ótimo para organizar as finanças e planejar investimentos de médio e longo prazo.
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
Esses são dois termos associados à contabilidade de uma empresa, e possuem algumas diferenças muito claras, porém tem também uma certa correlação entre si.
A conciliação e o fluxo de caixa são duas coisas importantes para o seu negócio, cada uma à sua maneira, por isso vamos entender as diferenças de cada um deles.
O primeiro ponto é que a conciliação vai depender diretamente do fluxo de caixa, pois é ali que passam todas as transações financeiras de uma empresa, e são esses dados que serão comparados com o extrato da conta bancária.
A conciliação otimiza o fluxo de caixa pois se encontradas discrepâncias fica bem mais fácil corrigi-las.
E por fim, a última diferença entre esses dois dispositivos é que a frequência de realização de cada uma é bem diferente, porém bem definidas.
O fluxo de caixa é algo que precisa ser monitorado constantemente, pois ele é o coração do financeiro da empresa, enquanto a conciliação pode ser feita em um período pré definido. A recomendação é fazer todo fechamento de mês para ter sempre as informações mais precisas.
Como fazer conciliação bancária?
A conciliação bancária também chamada de conciliação contábil vai comparar os lançamentos da empresa com o extrato bancário, então, para realizar essa tarefa serão necessários esses acessos.
A melhor maneira de fazer esse processo de forma assertiva é criar alguns hábitos dentro da sua operação para que não falte informações relevantes para a comparação.
Então, a nossa recomendação para fazer a conciliação contábil segue os seguintes passos:
1 – Lançamento diário das movimentações financeiras
Principalmente se a empresa tem mais de uma conta bancária, é importante lançar as transações ou na hora, ou no fim do dia para que não fiquem faltando informações para o comparativo.
Ou seja, gastos, compras, taxas, tributos e tudo mais que entrar ou sair das suas contas já faça o lançamento na planilha para não ter erro.
2 – Confira o saldo no extrato do banco
Todo dia comece comparando se o saldo das contas está de acordo com o saldo disponível no caixa da empresa, assim é fácil observar discrepância no ato.
3 – Conferir o detalhes
Confira se os pagamentos estão realmente sendo feitos nas datas corretas e nos valores certos.
4 – Corrigir os erros na hora do lançamento
Além de corrigir alguma diferença quando perceber, vale a pena buscar de onde surgiu essa falha para corrigir na fonte.
Aos poucos, esses hábitos vão sendo refinados e alguns podem ser até automatizados, o que mitiga os erros.
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Planilha de conciliação bancária
O modelo de conciliação mais utilizado é por meio de uma planilha onde o empresário faz os lançamentos.
Na internet existem muitos modelos e algumas empresas de contabilidade oferecem as suas versões ou até softwares para automatizar o processo.
O modelo mais usado de planilha é feito no Excel e segue um padrão semelhante ao do exemplo a seguir:
(Fonte: Planilhas Prontas)
Esse modelo apesar de bem simples, contém todas as informações necessárias para fazer uma conciliação adequada.
Quando fazer conciliação bancária?
Por ser um documento importante para o entendimento das finanças da empresa, é ideal fazer em intervalos mais curtos possíveis, porém sabemos que nem toda empresa consegue tempo hábil para tal.
O ideal seria fazer a conferência de 15 em 15 dias ou no mínimo mensalmente. Há empresas que fazem trimestral e até anual, porém isso não é recomendável, pois além de ficar muito mais difícil, as chances de erros que não poderão ser corrigidos são altas.
Quem deve fazer conciliação bancária?
A conciliação bancária ou contábil é uma atribuição do empreendedor que pode ou não contar com um auxílio de contador, o que é super recomendável, pois é um processo que pode ajudar na composição de documentos contábeis importantes.
Para fazer isso da forma mais efetiva possível, temos uma ótima dica no tópico a seguir.
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Como automatizar a conciliação bancária da empresa?
Por ser um processo que depende de lançamentos para ser assertivo, a melhor forma de fazer é automatizando a tarefa, assim você se livra da maioria dos erros que podem atrapalhar a conciliação.
A GR Assessoria Contábil tem em seu DNA facilitar a contabilidade para todo empreendedor, principalmente os indivíduos, ficarem em dia com suas obrigações fiscais e tributárias e para isso apostamos na tecnologia.
Temos um software especializado para você fazer sua conciliação bancária de forma automatizada e ainda fazer isso com outros documentos importantes.
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Conclusão
Dos vários processos financeiros vitais para sua empresa, a conciliação bancária é uma das mais importantes por ser também estratégica, afinal, permite um planejamento financeiro bem mais eficiente.
A melhor forma de fazer isso é automatizando os processos, e a GR Assessoria Contábil tem tudo que sua empresa precisa para ficar em dia com os documentos fiscais da sua empresa.
