Saber como fazer folha de pagamento é algo que faz parte da rotina de todo mundo que tem funcionário, ou ao menos deveria ser assim, até porque, trata-se de um documento obrigatório como consta no artigo 225 do Decreto 3048/1999 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas).
Por isso, não dá para fazer de qualquer jeito, então vamos colaborar para sanar as suas principais dúvidas, para poder fazer um holerite adequado, que é positivo para o colaborador e juridicamente seguro para a empresa regularizada.
Confira neste guia completo tudo o que você precisa para fazer uma folha de pagamento correta.
Boa leitura.
Primeiramente, é obrigatório fazer folha de pagamento dos funcionários?
Como já mencionamos na introdução, é obrigatório fazer a folha de pagamento para todos os funcionários de uma empresa, mas você sabe o porquê disso?
Basicamente, esse documento permite que a empresa tenha um acompanhamento preciso das suas despesas com pessoas, e para o funcionário, é uma comprovação dos seus recebimentos e também dos vencimentos e descontos pertinentes a função.
A folha de pagamento também auxilia o sistema previdenciário brasileiro, pois é por meio deste documento que o órgão responsável acompanha as contribuições de cada colaborador.
Para saber mais, você pode consultar o artigo 225 da CLT que explica em detalhes os direitos e deveres de contratantes e contratados.
Siga nos acompanhando para saber tudo de como fazer folha de pagamento, vem muito mais por aí!
O que é a folha de pagamento
Popularmente chamada de holerite, a folha de pagamento é a relação das informações relativas aos pagamentos que seus funcionários recebem.
De forma simples, é um comprovante do quanto a sua empresa paga a cada colaborador e quais são os descontos e vencimentos referentes a função dele.
Lembrando que remuneração e salário são coisas diferentes na visão de contabilidade.
Resumindo ambos os termos, remuneração é tudo que o funcionário recebe da empresa, como horas extras, bônus, insalubridades, vales e afins, e tudo deve constar exatamente como é na relação do holerite.
Já o salário compreende apenas os serviços prestados pelo colaborador, com valor fixado previamente, podendo ser considerado também comissões e outras gratificações legais.
Por isso que, na folha de pagamento não consta apenas salário, mas sim, toda remuneração do seu empregado.
São várias questões para saber como fazer folha de pagamento corretamente, esteja sempre atento aos detalhes.
Entenda como funciona a folha de pagamento
Por lei, a empresa deve fazer o cálculo da folha de pagamento à mão, e isso pode ser de forma mecânica ou eletrônica, e também deve manter consigo uma via do documento para fins legais.
O colaborador também pode solicitar uma cópia dessa via caso queira consultá-la, o que pode ser feito eletronicamente se for o caso.
Inclusive, a maioria das empresas já utilizam modelos de holerites digitais e calculam os vencimentos de maneira automatizada, trazendo mais praticidade para ambos os interessados. É uma super dica para quem está abrindo uma empresa com funcionários e principalmente para quem já tem!
Ter tudo isso de maneira organizada é bom, inclusive, para fazer a escrituração contábil, que é outra obrigação de alguns tipos de empresas.
Vale reforçar que o holetite precisa ser entregue e assinado pelo funcionário antes do recebimento, pois se identificar algum erro nos valores, poderá ser corrigido antes.
Outro ponto sobre como fazer folha de pagamento, é que nela devem constar os seguintes requisitos:
- Dados do empregador;
- Dados do empregado, cargo e função;
- Descontos realizados, ex.: INSS, contribuição sindical, FGTS, Vales, etc;
- Número de dias trabalhados;
- Valores de horas extras, adiantamentos;
- Valor bruto e líquido do salário.
- Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
- Destacar o nome das seguradas usufruindo de salário-maternidade;
- Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Isso deixa claro que é um documento mais complexo do que parece à primeira vista, por isso é importante você gestor aprender como fazê-lo corretamente.
Leia também: O Que É Ponto De Equilíbrio Contábil, Importância, E Como Fazer O Cálculo
Como fazer folha de pagamento
Legalmente, você empresário precisa lançar as folhas de pagamento todo mês através da sua contabilidade e ela deve respeitar os requisitos cobrados pela justiça do trabalho.
Portanto, é fundamental seguir alguns passos para saber como fazer folha de pagamento corretamente.
Primeiro, vamos começar com as tarefas que seu RH deve fazer diariamente, pode ser por meio de anotações físicas ou planilhas e softwares digitais (que, inclusive, são uma inovação que ajuda muito nessa tarefa).
Caso você não tenha um setor de RH, considere você mesmo fazer esse controle (ou a pessoa designada a tratar dos funcionários).
Vamos ao checklist:
- Levantar e ajustar todas as horas-extras;
- Ajustar e corrigir divergência no ponto dos colaboradores;
- Levantar e ajustar faltas (quando justificadas);
- Checar e enviar ao eSocial os retornos de afastamentos;
- Conferir se há banco de horas;
- Checar todos os vencimentos de contratos temporários, como experiência (prorrogação, efetivação ou rescisão)
Alguns dados surgem ocasionalmente, mas devem também ser lançados na folha, vamos a eles:
- Lançamento de vales (adiantamento de salário e/ou valores de convênios)
- Atestados médicos;
- Admissão e emissão de contratos;
- Gerar CAGED a cada nova admissão;
- Aplicação de Advertências;
- Aplicação de suspensões;
- Cálculo de rescisão e documentação;
- Cálculo de férias e documentação;
E antes de fechar as folhas, seguem mais alguns itens que precisam ser checados:
- Lançamento de valores para farmácia, emprestimentos e outros convênios mensais;
- Lançamento dos serviços médicos;
- Conferência e cálculo dos convênios e outros serviços;
- Exportar cálculos de convênios para o holerite;
- Conferência e cálculo do vale alimentação;
- Exportação do vale alimentação para a folha de pagamento;
- Lançar os pontos para as folhas de pagamento;
Por fim, o RH fará os demais procedimentos para conclusão e fechamento da folha, mas basicamente com essa checklist as principais tarefas estão contempladas.
Salário Bruto: o ponto de partida de como fazer a folha de pagamento
Já falamos brevemente sobre a diferença entre remuneração e salário, porém, dentro deste segundo tem mais duas ramificações importantes para a folha de pagamento.
Saber distinguir o que é salário bruto e líquido é o primeiro passo para construção do documento.
Entenda a diferença entre salário bruto e salário líquido
Salário bruto é o valor base da remuneração registrado na carteira, antes dos descontos obrigatórios, como INSS e Imposto de Renda.
Já o salário líquido é tudo que sobra depois da dedução desses impostos.
Ambos devem vir descritos no holerite para conhecimento do trabalhador, isso é muito importante na hora de como fazer folha de pagamento correta e dentro das obrigações.
Como fazer folha de pagamento: entenda o que deve ser descontado
Nosso checklist ali em cima trouxe muitas coisas que devem ser adicionadas à folha de pagamento, então, agora é hora de falar dos descontos que incidem sobre a remuneração dos seus funcionários.
Todos precisam vir descritos claramente no holerite, bem como o valor em R$ que está sendo descontado do pagamento, para que haja total transparência do que é pertinente a cada órgão.
Vamos entender um pouco o que são esses descontos:
INSS: desconto da Previdência Social
Esse desconto compete diretamente à contribuição do trabalhador para com a Previdência Social e é descontado automaticamente seguindo os cálculos da tabela do INSS.
A dedução é feita em cima do salário bruto e é progressiva, baseada no valor do teto estipulado pelo órgão regulamentador.
FGTS: desconto do Governo para assegurar benefícios
O Fundo de Garantia é coletado direto na folha e tem como objetivo construir uma reserva financeira para o trabalhador.
Atualmente é descontado 8% do salário bruto, que você empresário deve repassar direto a receita em nome do colaborador, que em caso de aposentadoria ou demissão, pode sacar o montante acumulado, salvo em casos de demissão por justa causa.
Os descontos, geralmente, são a parte de como fazer folha de pagamento que mais gera dúvidas, e não é pra menos, né? Haja detalhe!
O importante é justamente fazer o que você está fazendo agora: buscar conhecimento e a ajuda dos parceiros certos.
IRRF: desconto do Imposto de Renda
Seguindo com os descontos, conheça o desconto referente ao imposto de renda.
IRRF nada mais é que o Imposto de Renda Retido na Fonte, e como nome diz, descontado diretamente da folha de pagamento do colaborador, da mesma forma que os demais citados.
Existe um teto para que o desconto comece a ser feito, atualmente os primeiros 1.903,98 reais de salário são isentos desse imposto, acima disso a alíquota é 7,5% e a partir de 2.826,65 reais, passa a ser tributado 15%.
Com tudo isso, fica claro que fazer todo esse cálculo de folha de pagamento sozinho, vai acabar com seu precioso tempo que deveria ser usado na gestão do negócio.
Por isso, é fundamental contar com uma assessoria que entende do assunto e seja sua parceira nesse processo. A GR Assessoria Contábil e Tributária pode ajudar você, temos um leque de serviços para a gestão contábil dos seus colaboradores. Confira!
Controle de ponto: cálculo das horas trabalhadas
Um item que também sempre gera dúvidas sobre como fazer folha de pagamento é o cálculo das horas trabalhadas, e é muito importante fazer isso corretamente.
O cálculo deve considerar o horário de entrada, saída pro almoço, volta do almoço e saída efetiva, com isso, você tem o resultado de horas trabalhadas e horas extras.
O vídeo a seguir mostra uma forma bem prática de montar esse controle numa planilha de Excel, confira:
Faltas e atrasos: desconto de horas negativas
Faltas e atrasos aparecerão na planilha de controle de ponto, por isso o cálculo não é tão complexo se você seguir o vídeo, porém, os descontos devem vir devidamente descritos em folha.
Cada empresa tem sua política de abono em caso de atrasos ou faltas, que podem ser com reposição de horas ou descontado do banco, contudo, devem constar devidamente na folha.
Benefícios legais: desconto de vale-alimentação, vale-refeição e mais
Como toda remuneração deve constar em folha, os benefícios também precisam aparecer, bem como os descontos relativos a eles.
Isso serve para o vale alimentação, vale refeição, comissões, bônus e afins.
Como fazer folha de pagamento: entenda o que deve ser adicionado
No passo a passo mostramos o checklist de itens que devem estar presentes na folha de pagamento, e aqui, vamos ressaltar algumas ocasiões excepcionais que também devem ser contempladas na hora de como fazer folha de pagamento corretamente.
Férias
A saída e retorno das férias deve ser adicionado ao holerite, bem como o valor pago ao colaborador.
DSR: Descanso Semanal Remunerado
O DSR conta como benefício, portanto, deve constar na folha quando for utilizado pelo empregado.
13º salário
Apesar de ser um salário “extra”, o 13º deve constar no holerite referente ao mês em que cada parcela foi paga.
Adicional noturno e adicional de horas extras
Segue a mesma linha dos cálculos já mencionados, e deve vir devidamente descrito no documento.
Existe um modelo de folha de pagamento que deve ser seguido?
O modelo em si não há nada em lei que obrigue algum tipo de padrão, contudo, todas as informações citadas devem constar na folha de pagamento.
Recapitulando, os dados obrigatórios são:
- Dados do empregador;
- Cargo ou função do empregado;
- Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, VT);
- Número de dias trabalhados;
- Valor de horas extras, adiantamentos;
- Valor bruto do salário;
- Valor líquido do salário.
Além disso, vale reforçar que a melhor maneira de não cometer erros na hora de como fazer folha de pagamento, é ter um assessoria contábil eficiente ao seu lado, que deixará todo o balancete contábil em dia.
Conclusão
Enfim, concluímos aqui o nosso guia sobre como fazer folha de pagamento e também sua importância tanto para a sua empresa quanto para o seus funcionários.
Além de sua obrigatoriedade, este documento também ajuda na transparência das informações e permite uma relação de trabalho mais justa.
Portanto, verifique com seu RH como estão os processos para realização deste documento importante, e busque uma assessoria contábil para não ter dor de cabeça com as folhas de pagamento da sua empresa.
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