Todos nós sabemos que a tributação no Brasil é burocrática e complicada, por isso que muitos empresários acabam se enrolando na hora de fazer a sua escrituração fiscal.
Aliás, você sabe exatamente o que é escrituração fiscal e como negligenciá-la pode prejudicar muito o seu negócio?
Então vem com a gente entender mais da escrituração fiscal, saber o que é responsabilidade sua como gestor, o que é da contabilidade como a escrituração contábil, e também conhecer soluções mais eficientes para não sofrer mais com esse documento fiscal importantíssimo.
Boa leitura.
Entenda o que é escrituração fiscal
De forma simples e direta, escrituração fiscal é o ato de lançar todas as contas da empresa regularizada para que seja feita a apuração dos impostos, que em seguida serão compilados em livros.
Isso deve ser feito seguindo todos os parâmetros legais e devidamente entregues à receita dentro dos prazos estipulados para não correr o risco de levar multas.
Ou seja, sempre que sua empresa compra alguma mercadoria ou solicita um serviço, a nota fiscal da transação deve ser escriturada, pois é este documento que permitirá que os órgãos fiscalizadores acompanhem os tributos.
O que se faz na escrituração fiscal, afinal?
Por se tratar de um documento que tem fins legais e jurídicos, deve seguir os parâmetros estabelecidos pelo código civil, seguindo a risca para que possa ser validado.
Algumas coisas básicas como, informações em ordem cronológica, idioma e moeda corrente devem ser seguidas, assim como todos os dados devem ser descritos em formato contábil, sem rasuras, borrões, emendas ou qualquer coisa que deixe margem para suspeita de fraude.
A seguir, falaremos melhor de cada item de uma escrituração fiscal.
Escrituração de entradas e saídas
Se refere ao controle das mercadorias que entram e saem da empresa e devem ter suas NF-es escrituradas para os devidos fins tributários.
Validar os documentos envolvidos nessa transação serve para que você mantenha seu ERP atualizado e para que o fisco possa ter informações precisas sobre seus impostos.
É uma tarefa que toma um certo tempo para ser feita corretamente, por isso vale a pena considerar automatizá-la como veremos mais à frente.
Escrituração de serviços prestados e tomados
A legislação da escrituração fiscal também incide sobre serviços, tanto feitos quanto tomados, e todas as notas fiscais de serviço que entram ou saem, devem ser devidamente escrituradas.
Esteja atento neste caso nas variações da alíquota do ISS.
Escrituração dos serviços de transporte
Por fim, esse tipo se refere a serviços de transportes de carga ou passageiros, onde o CT-e e CT-e OS devem ser escriturdos corretamente.
Esse é um dos processos mais demorados em geral, pois são muitos dados envolvidos, mas que também podem ser automatizados.
Leia também: ECD E ECF: O Que É, Quem Deve Entregar, E Prazos [Guia]
O que é a Escrituração Contábil Fiscal – ECF
O ECF foi criado para que a apuração do Imposto de Renda e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) pudessem ser facilmente aplicadas.
Esse tipo de escrituração vale para todas as empresas que não estão no Regime de Simples Nacional e a entrega deve ser feita até o final de julho do ano seguinte.
Não entregar o documento pode ocasionar em multas e até o impedimento da emissão de documentos fiscais enquanto a situação não for regularizada.
Leia também: O Que É Ponto De Equilíbrio Contábil, Importância, E Como Fazer O Cálculo
Quais empresas são obrigadas a entregar a ECF?
Como já dissemos a ECF é obrigatória para todas as empresas que não estão no Simples Nacional, porém o tópico gera bastante discussão então vale se atentar a algumas questões.
O recomendado é que, mesmo que seja um regime menos burocrático comparado aos demais, as empresas que estão no Simples Nacional devem sim fazer a escrituração fiscal, porém ela será bem mais simples que a dos demais regimes.
O Simples Nacional foi criado para fomentar o empreendedorismo e realmente tem cumprido essa função, no entanto, a Receita Federal ainda vai recolher os devidos tributos, mesmo que com uma aliquota menor.
Nesse contexto, a escrituração fiscal facilita o processo de apuração. Leia também sobre o PGDAS-D.
Prazo de entrega da ECF
Geralmente a entrega da ECF correspondente ao ano anterior, deveria ser entregue até o último dia de maio do ano seguinte, como dita o artigo 3º da Instrução Normativa RFB nº 2.004.
Uma ressalva foi no ano de 2021 para o período correspondente a 2020, que por conta da pandemia, teve o prazo de entrega prorrogado para 31 de julho.
Contudo, a partir desse ano de 2022 o prazo volta a ser 31 de maio como sempre.
Por outro lado, conheça os livros fiscais que as empresas do Simples Nacional devem escriturar
Já citamos lá em cima os livros de entrada e saída que são os itens básicos que devem constar em toda escrituração fiscal, porém, no caso das empresas que aderiram a qualquer regime, inclusive o Simples Nacional, outros livros entram nos requerimentos.
São eles:
- Livro Caixa, onde deve constar toda movimentação bancária da empresa e ser assinado pelo responsável contábil.
- Livro de Registro de Inventário, onde consta todos os itens dos estoques ao final de cada ano-calendário
- Livro de entrada e saída que já mencionamos
- Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais
- Livro de Registro de Veículos
Como pode ver, não é um processo tão simples, por isso a assessoria contábil especializada sempre é o melhor caminho para evitar dores de cabeça.
Além do que é escrituração fiscal, trouxemos dicas para facilitar o seu controle:
Algumas ações no seu dia a dia como gestor, poderão te ajudar a agilizar o processo de escrituração fiscal, e é fundamental que sejam cumpridas atentando se para especificações demandas pelo fisco.
Sem mais delongas confira a lista abaixo:
Faça o registro de notas fiscais e guarde todas elas
Já ficou claro que os documentos fiscais são fundamentais para fazer a ECF, então, no seu cotidiano crie uma tarefa para que toda nota fiscal seja armazenada, assim fica mais fácil juntá-las para fazer a documentação.
Atualmente o mercado já dispõe de ferramentas e softwares contábeis que podem automatizar essa tarefa, facilitando e muito o acesso a esses documentos.
Procure uma solução dessas para sua empresa e passe a ter segurança e tranquilidade quanto à armazenagem dos seus documentos fiscais.
Organize os documentos, centralize os dados e agrupe-os para fácil acesso
Ainda na linha do que falamos acima, com ou sem software contábil, você deve organizar os dados pertinentes à escrituração fiscal de forma que o acesso fique facilitado.
Não só isso, mas também é preciso organizar em ordem cronológica, pois é assim que a Receita Federal irá demandar que as informações sejam dispostas para conferência.
Vale ressaltar que fazer ambos os passos citados acima, irá tomar muito tempo, pois é um processo que não admite erros, afinal, irregularidades na escrituração fiscal são muito penalizadas, por isso, vale a pena ter ao seu lado quem verdadeiramente entende do assunto.
Leia também: contabilidade online vale a pena?
Conclusão
Falar que é burocrático administrar e até mesmo abrir uma empresa no Brasil é chover no molhado, porém isso não te exime de cumprir com as obrigações jurídicas e tributárias, então, é melhor encarar de frente a situação.
Quem vai abrir uma ME ou uma EPP precisa ter em mente que a contabilidade envolve diversos pormenores, da inscrição estadual até a obtenção do CNPJ de fato, nem sempre é fácil de entender, mas para além disso, é necessário.
Quanto à escrituração fiscal, ficou claro que é um processo repetitivo, minucioso e muito importante para seu negócio e para o fisco, por isso, em hipótese alguma negligencie esse documento.
Para você empresário, é importante estar no controle da situação fiscal da empresa, mas ter que parar o seu dia para fazer manualmente os lançamentos de entrada e saída de notas, folhas de pagamento e afins, é realmente um mal uso do seu tempo de gestor.
Por isso, a melhor solução é contar com uma assessoria contábil experiente e que possa agregar ferramentas modernas para agilizar a produção desses documentos, te ajudando com as obrigações contábeis e assim a a sua empresa estará sempre em dia. Fuja do status de empresa inapta!
E além disso, assim você tem tranquilidade para focar em administrar o negócio e fazê-lo crescer.
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